Bagian-Bagian Surat Beserta Penjelasan dan Contohnya [Lengkap]

Bagian-bagian surat – Surat adalah media komunikasi tulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Terdapat bagian-bagian surat yang biasanya ada dalam format penulisan surat terutama untuk surat resmi misalnya seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengirim surat serta tembusan.

Pengertian surat menurut KBBI adalah kertas dan sebagainya yang bertulis. Sementara definisi surat secara umum diartikan sebagai sebuah kertas yang berisikan informasi atau berita dari pengirim surat yang ditujukan kepada pembaca yang dituju.

Surat digunakan untuk berkirim pesan dengan tujuan memberi informasi atau berita dari pengirim surat kepada pembaca surat yang dituju. Fungsi surat juga untuk menyampaikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju.

Ada banyak jenis-jenis surat dari mulai surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi formal yang biasa dilakukan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektronik disebut sebagai email atau electronic mail.

Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk juga adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop surat atau nomor surat. Apa sajakah bagian-bagian surat pada surat resmi dan seperti apa contohnya?

(baca juga pengertian deskripsi)

Bagian-Bagian Surat Resmi

Nah di bawah ini akan dibagikan 11 bagian-bagian surat resmi beserta penjelasan dan contohnya, di antaranya meliputi kop surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat dan nama pengirim surat.

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau yang juga dikenal sebagai kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai media promosi dari lembaga atau organisasi pengirimnya.

Bagian kepala surat biasanya terdiri dari hal-hal berikut

• Nama lembaga
• Logo/lambang lembaga
• Alamat lembaga
• Nomor telepon lembaga
• Kode pos dan fax lembaga (jika ada)
• Alamat email dan website lembaga (jika ada)

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Pencatuman tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim.

Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan kembali jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali. Sementara tanggal surat ditulis sesuai waktu surat dikirim.

Cara penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia dimulai dari kabupaten/kota diikuti oleh tanggal, lalu bulan dan tahun.

Contoh penulisan tempat tanggal surat :

Surabaya, 26 September 2018
Jakarta, 5 Januari 2019
Medan, 13 Agustus 2015

3. Nomor Surat

Dalam surat resmi selalu ada nomor surat yang dicantumkan. Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar.

Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.

Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya. Nomor surat bisa diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal serta bisa juga diletakkan di bawah judul untuk surat yang berjudul.

Contoh penulisan nomor surat :

045/BNS/01/08/2017
127/PMI/X/2018

4. Lampiran yang Disertakan

Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang disertakan. Bagian lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan.

Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka. Sedangkan jika tidak ada lampiran bisa ditulis tanda penghubung atau tanda minus.

5. Hal/Perihal

Bagian-bagian surat resmi berikutnya adalah bagian hal atau perihal. Fungsi bagian hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul.

Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat.

Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan surat:

• Bisa menggunakan kata Yth (singkatan dari yang terhormat) untuk menghormati pihak yang dikirim surat bisa berupa atasan, rekan kerja, kolega atau teman.
• Bisa menggunakan sebutan Bapak, Ibu atau Sdr yang diikuti oleh nama orang yang dituju.
• Di akhir tiap baris tidak perlu diberikan tanda titik, kecuali untuk singkatan.
• Dianjurkan menyertakan kode pos untuk memudahkan pengiriman surat pada yang dituju.

Contoh penulisan alamat tujuan surat :

Yth. Direktur PT Maju Jaya
Jalan Airlangga No. 15
Surabaya

Yth. Bapak Sukamto
Kepala Sekolah SMA 1 Malang
Jalan Arlita No. 26
Kabupaten Malang

PT Rajawali Jaya Karta
Jalan Pahlawan No. 125
Medan 15320
Sumatera Utara

7. Salam Pembuka

Bagian surat berikutnya adalah bagian salam pembuka. Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam pembuka :

Dengan hormat,
Assalamualaikum wr. wb,
Selamat pagi,

8. Isi surat

Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.

Bagian pembuka pada isi surat berisi pengantar bagi pembaca untuk mengetahui isi dan berita yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok masalah atau berita sudah tertera dalam bagian pembuka ini dan akan lebih dijelaskan di bagian inti.

Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan tujuan utama dari pengiriman surat. Maksud pengiriman surat disinggung secara jelas, singkat dan padat pada bagian inti agar pesan surat bisa tersampaikan pada pembacanya.

Bagian penutup pada isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan. Selain itu penutup juga bisa berisi harapan atau ucapan terima kasih pada pembaca atas penyampaian pesannya.

Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

9. Salam Penutup

Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh salam penutup :

Hormat kami,
Wassalamualaikum wr.wb,
Terima kasih,

10. Nama pengirim dan tanda tangan

Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tandatangannya. Nama yang tercantum adalah nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dibubuhi tandatangan dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat memiliki tembusan.

Nah demikian referensi bagian-bagian surat resmi dan artinya beserta penjelasan lengkapnya. Dalam kaidah penulisan surat terdapat beberapa format dan struktur surat resmi yang harus dipenuhi, meski tidak semua bagian surat harus ada, terutama untuk surat yang tidak resmi.