Pengertian kearsipan – Kearsipan secara etimologi berasal dari kata ‘arsip’ yang berasal dari bahasa Yunani yaitu archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebut felum (bundel) dan dalam bahasa Inggris berarti file. Kearsipan dalam bahasa inggris berrati filing. File adalah bendanya, sedangkan filing adalah kegiatannya.
Kearsipan dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan pengaturan arsip mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta mudah untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.
Singkatnya, kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan.
Kearsipan memegang peranan yang penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Adapun ruang lingkup kegiatan kearsipan antara lain meliputi:
- Penciptaan, penerimaan, pengumpulan arsip
- Pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
- Penyimpanan dan pemusnahan arsip
(baca juga pengertian arsip)
Pengertian Kearsipan
Di bawah ini akan dibahas mengenai pengertian kearsipan secara umum dan menurut pendapat para ahli selengkapnya.
Definisi Kearsipan Secara Umum
Pengertian kearsipan secara umum adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan.
Definisi kearsipan lainnya adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli
Berikut merupakan pembahasan mengenai apa itu definisi dan pengertian kearsipan menurut para ahli.
Menurut Drs. The Liang Gie
Pengertian kearsipan menurut Drs. The Liang Gie adalah sebagai berikut.
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
Menurut Kamus Administrasi
Pengertian kearsipan adalah semua rangkaian kegiatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai penyingkiran.
Menurut Ensiklopedi Administrasi
Definisi kearsipan menurut Ensiklopedi Administrasi adalah sebagai berikut.
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
Menurut R. Subroto
Arti kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
Menurut Drs. I.G. Wursanto (1989)
Pengertian kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Odgers (2005)
Kearsipan menurut Odgers adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan,penyimpanan, dan pengamanan dokumen sertaarsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
Menurut Charman (1998)
Pengertian kearsipan yaitu sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.
Menurut Maulana (1974)
Definisi kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
Menurut Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985)
Pengertian kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.
Demikianlah artikel tentang pengertian kearsipan menurut para ahli, secara umum dan secara etimologi lengkap. Semoga bisa menambah referensi dan wawasan dalam memahami apa itu definisi kearsipan yang benar.
Kerasipan memang sangat penting dan berguna untuk kemajuan organisasi, dimana arsip yang disampan dan digunakan untuk melihat kembali apa yang kita perlukan. akan tetapi kearsipan ini hanya sebagai nama dan file saja karena orang sering lupa atau lalai mengarsipkan hal tersebut, dikarenakan mereka merasa tidak ada tanggung jawabnya terhadap arsip tersebut.
sepakat dengan Heldi, banyak organisasi maupun individu yang menganggap remeh kearsipan. padahal sangat efektif dan efisien jika diterapkan kapanpun dan dimanapun.