Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Pengertian Arsip | Definisi, Fungsi, Tujuan, dan Jenis-Jenisnya [Lengkap]

Pengertian arsip – Kata arsip mungkin sudah sering kita dengar, bahkan di perkantoran bisa dengan mudah kita temui bentuk-bentuk arsip. Arsip memiliki makna catatan kegiatan atau sumber informasi dari suatau perusahaan. Lalu apa sebenarnya arti kata arsip secara umum serta menurut pendapat para ahli?

Arsip secara etimologi merupakan kata serapan dari bahasa Belanda yakni archief, yang juga diserap dari bahasa Prancis, yakni archives. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani yakni arkheia. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang bersal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang.

Pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang. Kini, arsip bisa didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga, instansi atau perseorangan.

Arsip sendiri dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, kini arsip dapat disimpan dalam bentuk audio, video dan digital.

Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus, misalnya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).

Berdasarkan bentuknya, arsip dapat dibedakan menjadi dua jenis, yakni arsip konvensional (seperti kertas, piagam, buku, dll) serta arsip media baru (seperti kaset, film, digital, dll). Karena jumlah arsip yang semakin banyak dibuat, dibutuhkan manajemen pengelolaan arsip yang dikenal dengan sistem kearsipan untuk mengelola arsip yang ada.

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu arsip juga memiliki fungsi primer dan sekunder yang penting.

(baca juga pengertian kearsipan)

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Pengertian Arsip

Berikut akan dibahas mengenai definisi dan pengertian arsip secara umum dan menurut pendapat para ahli.

Definisi Arsip Secara Umum

Pengertian arsip secara umum adalah sebuah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan.

Arsip menjadi pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat atau warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan. Arsip juga bisa digunakan sebagai sumber sejarah yang autentik dan berdasarkan fakta.

Definisi arsip juga dapat diartikan sebagai kumpulan data, warkat, surat atau naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah, swasta atau perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Arti Arsip Menurut KBBI

Pengertian arsip menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Berikut merupakan pembahasan mengenai pengertian arsip menurut penjelasan para ahli dan pakar.

Menurut Drs. The Liang Gie

Pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut Sutarto (1997)

Definisi arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Menurut Agus Sugiarto

Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut I.G. Wursanto

Arti arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Ensiklopedi Administrasi

Arsip dapat diartikan dengan definisi sebagai berikut:

  • Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
  • Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Arti arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.

Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Menurut Sularso Mulyono

Menurut Sularso Mulyono, pengertian arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebi dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Menurut Yohannes Suraja

Arti arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapu, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga jika diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.

Menurut Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo

Arsip dapat diartikan dengan definisi sebagai berikut:

  • Tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis. Piagam-piagam, surat-surat, akte-akte, kepustakaan-kepustakaan, daftar-daftar, dokumen-dokumen atau peta-peta.
  • Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan
  • Bahan-bahan yang harus diarsipkan

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia (1979)

Pengertian arsip menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 adalah sebagai berikut:

  • Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan
  • Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
  • Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada bab 1 pasal 1 adalah sebagai berikut:

  • Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
  • Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.

Fungsi Arsip

Ada beberapa fungsi dan manfaat arsip secara umum. Berikut merupakan beberapa fungsi arsip dan penjelasannya lengkap.

1. Fungsi Primer Arsip

Fungsi primer arsip yakni berupa nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan tersebut selesai.

Hal ini juga mencakup beberapa nilai guna lainnya, misalnya seperti nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna ilmiah dan teknologi, dan lain sebagainya.

2. Fungsi Sekunder Arsip

Fungsi sekunder arsip yakni berupa nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan suatu lembaga, instansi atau perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban.

Hal ini juga mencakup beberapa nilai guna lainnya, misalnya seperti nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi pendukung yang mungkin dibutuhkan di kemudian hari.

Jenis-Jenis Arsip

Terdapat beberapa macam-macam arsip menurut kriteria tertentu. Berikut merupakan pembahasan mengenai apa saja jenis-jenis arsip beserta pengertiannya lengkap.

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah jenis arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2. Arsip Aktif

Arsip aktif merupakan jenis arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan suatu administrasi.

3. Arsip Inaktif

Arsip inaktif merupakan jenis arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah mulai menurun.

4. Arsip Statis

Arsip statis adalah jenis arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5. Arsip Duplikasi

Arsip duplikasi merupakan jenis arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

Demikianlah artikel mengenai pengertian arsip menurut para ahli, secara umum dan secara etimologi. Dijelaskan juga fungsi dan jenis-jenis arsip secara lengkap. Semoga bisa menjadi referensi dan menambah wawasan.

Tinggalkan komentar