Pengertian Arsip Menurut Para Ahli (Drs. The Liang Gie, KBBI, UU, LAN)

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli (Drs. The Liang Gie, KBBI, UU, LAN)

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli – Kali ini akan dibahas mengenai apa definisi arsip yang benar. Kata arsip mungkin sudah seing kita dengar, bahkan di perkantoran bisa dengan mudah kita temui bentuk bentuk arsip. Lalu apa sebenarnya arti kata arsip secara umum, secara etimologi dan menurut beberapa pakar?

Arsip secara etimologi merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap dari bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr’ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini tampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, “balai kota”.

Dalam bahasa inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang bersal dari bahasa latin filum yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orang-orang inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.

Arsip secara umum adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Yaitu pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.

Sedangkan menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Jadi, arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Arsip sendiri dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).

Arsip terdiri dari 2 jenis, antara lain :

  • Arsip Konvensional; contoh : arsip kertas
  • Arsip Media Baru; contoh : arsip micro film, kaset dll.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder. Arsip juga terdiri dari berbagai jenis berikut ini.

Jenis Jenis Arsip

1). Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2). Arsip Aktif

Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3). Arsip Inaktif

Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

4). Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5). Arsip Duplikasi

Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Dan untuk lebih jelasnya mengenai pengertian arsip, simak pendapat dan penjelasan para ahli dan pakar tentang apa arti arsip :

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut Sutarto (1997; 200)

Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Menurut Ensiklopedi Administrasi

  • Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
  • Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Menurut Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo

  • Tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (geschereven strukken). Piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten), kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen (dokumentation) atau peta-peta (kearten).
  • Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan
  • Bahan-bahan yang harus diarsipkan

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Th 1979

  • Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan
  • Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
  • Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Menurut Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1

  1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
  2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.

Demikianlah artikel mengenai pengertian arsip menurut para ahli, secara umum dan secara etimologi. Semoga bermanfaat dan bisa menjadi referensi ilmu pengetahuan dalam memahami definisi arsip yang benar.

Tinggalkan komentar