Fungsi Administrasi Beserta Tujuan dan Penjelasannya Secara Umum

Fungsi administrasi – Administrasi adalah suatu usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Kegiatan administrasi memiliki fungsi penting dalam sebuah industri perkantoran atau pemerintahan.

Secara umum pengertian administrasi adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Yang termasuk dalam kegiatan administrasi antara lain adalah kegiatan mencatat, menyurat, pembukuan ringan, mengetik, membuat agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan di berbagai bidang.

Unsur-unsur yang terkait dengan administrasi antara lain yakni organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan hubungan masyarakat. Kegiatan administasi pun diperlukan pada berbagai bidang, mulai dari industri, ekonomi, pemerintahan, pendidikan, dan lain-lain.

Adapun tugas administrasi antara lain adalah membuat agenda perkantoran, menginput dan mengentry data, mengelola dokumen, menerima surat dan panggilan masuk, menyiapkan akomodasi kunjungan kerja, memesan persediaan alat tulis kantor, melakukan perekapan dan pengarsipan data, dan sebagainya.

Tentu kegiatan administrasi ini memiliki fungsi dan tujuan tertentu. Selain tujuan umum guna memajukan kesuksesan sebuah perusahaan atau instansi, fungsi administrasi juga bisa dibagi menjadi beberapa bidang sesuai dengan manfaat yang didapatkan.

Fungsi Administrasi

Apa saja fungsi dan tujuan administrasi? Terdapat 7 fungsi administrasi secara umum, yakni planning, organizing, coordinating, reporting, budgeting, staffing, dan directing. Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi beserta penjelasan lengkapnya.

1. Planning (Perencanaan)

Salah satu fungsi administrasi yang utama adalah fungsi perencanaan atau planning. Yang dimaksud fungsi perencanaan adalah kegiatan administrasi yang meliputi pengumpulan data, pengolahan data, dan penyusunan perencanaan dalam sebuah perusahaan.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Berikutnya ada fungsi pengorganisasian atau organizing. Administrasi memerlukan pengorganisasian yang baik di berbagai bidang. Yang dimaksud pengorganisasian adalah kegiatan menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antar individu sehingga terwujud kesatuan usaha dalam mencapai tujuan perusahaan atau instansi.

3. Coordinating (Pengkordinasian)

Fungsi administrasi selanjutnya adalah fungsi pengkordinasian atau coordinating. Fungsi ini dilakukan agar kegiatan perusahaan berjalan dengan baik dan benar sehingga tidak ada kekacauan, kerusakan, atau kekosongan aktivitas dalam sebuah kesatuan usaha. Kordinasi antar divisi dan bagian juga sangat diperlukan agar saling sinkron.

4. Reporting (Pelaporan)

Fungsi pelaporan atau reporting adalah aktivitas pemantauan dan penyampain perkembangan hasil dan progress suatu kegiatan, wujudnya dengan membuat laporan baik lisan atau tertulis. Laporan ini akan diserahkan pada pihak terkait, biasanya dengan jabatan yang lebih tinggi, guna evaluasi kinerja ke depannya.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)

Administrasi juga memiliki fungsi budgeting atau penyusunan anggaran. Hal ini meliputi kegiatan perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan. Tujuannya agar semua anggaran keuangan bisa dimanfaatkan secara optimal dan efisien.

6. Staffing (Penempatan)

Fungsi administrasi juga meliputi fungsi penempatan atau staffing. Yang dimaksud fungsi penempatan adalah kegiatan yang berhubungan dengan tenaga kerja, yakni proses perekrutan, pelatihan dan pengembanga, serta pembagian tugas sesuai dengan keahlian masing-masing.

7. Directing (Pembimbingan)

Fungsi pembimbingan atau directing aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini penting dilakukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Nah itulah referensi 7 fungsi administrasi dalam bidang perkantoran dan industri beserta penjelasan lengkapnya. Terdapat 7 fungsi administrasi secara umum meliputi fungsi perencanaan, penyusunan, pengkordinasian, pelaporan, penyusunan anggaran, penempatan, serta pembimbingan.